Formation bureautique : importance, techniques et suivi

Une entreprise se doit de former régulièrement les salariés afin de les aider à évoluer professionnellement et personnellement. Cette action permet aussi à une société de rester compétitive. Parmi les domaines nécessitant des compétences confirmées, il y a la bureautique. Découvrez en quoi il est important de suivre une formation bureautique.

En quoi la formation bureautique est indispensable dans le monde professionnel ?

La formation bureautique est indispensable pour toutes personnes sur le point d’entrer dans le monde professionnel et déjà en poste. Elle fait aussi partie des facteurs de productivité non-négligeables pour une entreprise. En effet, la formation bureautique concerne l’apprentissage de l’utilisation d’un ordinateur, notamment des logiciels bureautiques. Ces programmes sont les plus souvent utilisés dans la réalisation des tâches les plus récurrentes : 

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• Rédaction de rapport ;
• Édition de facture ;
• Organisation de planning d’exécution ;
• Communication.

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Quels sont les outils bureautiques indispensables pour mieux s’adapter au travail ?

Les outils bureautiques à maîtriser avant d’entrer dans le monde professionnel font partie du pack office de Microsoft :

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• Word ;
• Excel ;
• Power Point.

Microsoft Word est le logiciel le plus populaire pour la rédaction de documents. Excel est un programme développé pour faciliter la création de documents avec des tableurs, des calculs plus ou moins sophistiqués. En ce qui concerne Power Point, ce logiciel facilite la création d’un diaporama pour réussir une présentation lors d’une réunion.

Par ailleurs, Google propose aussi Suite ou son Google docs, des programmes facilitant le partage de documents et d’informations entre les collaborateurs.

Quels sont les avantages de la maîtrise de la bureautique en entreprise ?

La formation bureautique permet à vos salariés de maîtriser des outils de productivité. Cette maîtrise est accompagnée par de nombreux avantages pour votre entreprise et vos collaborateurs :

• Efficacité optimale ;
• Gain de temps ;
• Meilleure communication ;
• Meilleure adaptation.

Les travailleurs maîtrisant la bureautique travaillent plus efficacement, car ils sont plus rapides et à l’aise avec les outils de productivité. Ils augmentent naturellement le niveau de production. Ils font aussi gagner du temps à l’entreprise grâce à leur rapidité. La maîtrise des outils de communication bureautique facilite l’envoi et la consultation des courriers et des messages d’autres collaborateurs. En outre, les personnes maîtrisant la bureautique s’adaptent plus vite face aux nombreuses mises à jour apportées régulièrement à ces outils.

Quelles sont les techniques de formation possibles ?

Il existe diverses façons pour former les collaborateurs à la bureautique :

• Cours en ligne ou à distance ;
• Cours présentiels ;
• Tutoriels,
• Ateliers pratiques.

Un travailleur n’aura pas forcément le temps d’aller dans un centre de formation pour apprendre la bureautique. Heureusement, vous pouvez inscrire vos salariés à une formation à distance ou en ligne. Selon votre organisation, ils peuvent les suivre durant les heures de travail, de pause ou chez eux. Sachez que les formateurs proposant cette méthode peuvent aussi venir dans votre entreprise pour un apprentissage accéléré.

À l’initiative de vos salariés, ils peuvent aussi suivre des tutoriels sur Internet pour maîtriser la bureautique. Cependant, cette solution convient aux personnes ayant déjà des bases assez solides tout comme pour les ateliers pratiques.

Est-il possible de suivre une formation sur mesure ?

Il est tout à fait possible de suivre une formation personnalisée. D’ailleurs, les centres de formation en proposent souvent aux personnes ayant besoin d’acquérir de nouvelles compétences. Une formation sur mesure permet :

• D’apprendre uniquement ce que vous désirez apprendre ;
• D’éviter les pertes de temps avec des concepts déjà maîtrisés ;
• De gagner du temps.

Ainsi, la formation personnalisée permet d’aller à l’essentiel et d’avancer plus rapidement vers la maîtrise de tous les outils bureautiques.

Quelles sont les compétences proposées dans ces formations ?

Lors d’une formation bureautique, vous ou vos collaborateurs auront l’occasion d’acquérir de nombreuses compétences :

• Rédaction de documents ;
• Présentation d’une réunion ;
• Organisation des missions ;
• Amélioration de la capacité de communication.

Il s’agit de quelques exemples des compétences proposées dans les formations bureautiques. Il en existe beaucoup d’autres, indispensables pour avancer dans le monde du travail. Certaines formations vous aident à maîtriser des logiciels de collectes et de partages de données. Vous pourrez aussi apprendre à améliorer votre CV vous-même.

Faut-il un suivi après la formation en bureautique ?

Un suivi et une évaluation de la formation en bureautique sont indispensables pour de nombreuses raisons :

• Ces actions vous permettent de mesurer l’évolution des compétences des apprenants.
• Une évaluation vous donne aussi la possibilité de noter l’efficacité de l’apprentissage.

Les informations que vous récoltez vous permettront de prendre une décision quant à la planification d’une nouvelle formation à l’avenir. Elles vous aident aussi à déterminer si vous devez changer de centre de formation ou de continuer avec le même pour les prochaines formations.

En résumé, la formation bureautique est aussi importante pour les salariés que pour l’entreprise elle-même. Il est possible de la suivre à distance ou en présentiel pour maîtriser les outils de rédaction, de calcul, de présentation ou encore de communication en entreprise.